بازار آریا

آخرين مطالب

برای صد ساله شدن باید نخست متولد شد

مدیریت جلسات عمومی با کارکنان مقالات توليد و تجارت

مدیریت جلسات عمومی با کارکنان

  بزرگنمايي:

بازار آریا - مترجم: سید‌حسین علوی لنگرودی/alavitarjomeh@gmail.com منبع: HRM : گفت‌وگوهای کاری بین مدیران و کارکنان فقط به گفت‌وگوهای فرد به فرد بین آنها محدود نمی‌شود و لازم است که یکسری مسائل و موارد به‌صورت عمومی و در قالب جلسات عمومی با کارکنان مطرح شود. اما سوال اینجاست که آیا نومدیران و کسانی که تجربه برگزاری و اداره چنین جلساتی را با کارکنان در چنته ندارند می‌توانند بدون آمادگی ذهنی از عهده برگزاری چنین جلساتی برآیند. پاسخ به این پرسش به‌طور حتم منفی است و به همین دلیل نو مدیران باید خود را برای برگزاری جلسات عمومی با کارکنان پیش از برگزاری آن آماده کنند. آنچه در ادامه خواهد مواردی است در این زمینه.
تقریبا همه‌ مدیران عامل، مدیران میانی و البته مدیران تازه‌کار با یک چالش مشترک و پیچیده روبه‌رو هستند، اینکه چگونه می‌توان و باید جلسات عمومی با تمام افرادی که به آنها به‌طور مستقیم گزارش می‌دهند، را برگزار کرد. در اغلب اوقات فرد یا افرادی که مسوول برگزاری چنین جلسات عمومی و مهمی هستند، از آن می‌ترسند و کسانی که در این جلسات شرکت می‌کنند نیز آن را بی‌فایده و نوعی وقت تلف‌کردن می‌دانند و آنهایی که از شرکت در این جلسات محروم می‌شوند، احساس ناامیدی و حقارت می‌کنند. این در حالی است که چنین جلساتی اگر به خوبی پیش برود و با کیفیت بالایی اجرا شوند، باعث حل مشکلات و پیشرفت امور به شکل بهتری می‌شوند و برنامه‌ریزی برای آینده را آسان‌تر خواهند ساخت. یک جلسه عمومی کارکنان سه هدف اصلی دارد: اول در این جلسات که معمولا به‌صورت هفتگی برگزار می‌شوند عملکرد افراد و کلیت تیم طی هفته گذشته مورد بازبینی قرار می‌گیرد. دوم اینکه برگزاری این جلسات به افراد کمک می‌کند تا خود و اطلاعات‌شان را به روز و آپدیت کنند و سوم اینکه تیم‌ها را وادار می‌سازد تا مهم‌ترین تصمیمات و موضوعات ضروری برای هفته آینده را به شکلی شفاف و دقیق آماده کنند.
یادگیری: بازبینی شاخص‌های کلیدی (20 دقیقه): کدام کارها در طول هفته پیش، خوب پیش رفته و چرا؟ کدام کارها در طول هفته گذشته به خوبی انجام نگرفته و چرا؟ این‌ها سوالاتی است که مدیران در حین برگزاری جلسات عمومی با افرادی که به‌طور مستقیم به آنها گزارش می‌دهند، باید مطرح سازند که لازمه پاسخگویی درست و دقیق به این سوالات، داشتن یک داشبورد از شاخص‌های کلیدی است. البته منظور از داشبورد در این‌جا یکسری آمار و ارقام و مقایسه‌های کیفی در مورد مهم‌ترین فعالیت‌های صورت گرفته طی هفته قبل و نتایج برآمده از آنها است که مشخص می‌کند به کدام هدف به چه شکلی باید دست یافت. خود مدیران هم می‌توانند چنین داشبوردی را طراحی کنند و برای ایجاد و تکمیل آن نیازی به زیرساخت‌های شرکتی و بخش‌های مختلف سازمان نیست. تنها کافی است هر کدام از کارکنان در این جلسات اطلاعات و گزارش‌های کاری را یک شب قبل از برگزاری جلسه به روزرسانی کنند.
گوش کردن: به روزرسانی نهایی اسناد در حین برگزاری جلسه (15 دقیقه): یکی از چالش‌برانگیزترین جنبه‌های مدیریت یک تیم کاری این است که هر کدام از اعضای تیم را در مورد آنچه سایر اعضای تیم انجام داده و می‌دهند، توجیه کرد و به آنها اطلاعات لازم را انتقال داد، علاوه براین، نگرانی‌ها و مشکلات پیش روی هر کدام از آنها را به اطلاع سایر اعضا می‌رساند. به روزرسانی سریع این اطلاعات و داده‌ها در حین برگزاری جلسات عمومی با کارکنان می‌تواند تمام اعضا را در جریان جدیدترین تحولات و تصمیمات قرار دهد. به‌عنوان مثال، ممکن است یکی از اعضای یک تیم کاری در جریان برگزاری جلسه عمومی اعضا اعلام کند که یک ماه بعد یک عمل جراحی مهم دارد و از سه هفته دیگر به مدت دو ماه بر سرکار خود حاضر نخواهد شد. در چنین شرایطی است که سایر اعضا، پس از اطلاع از این موضوع می‌توانند برنامه‌های خود را بر این اساس تطبیق دهند.
لازمه این نوع اطلاع‌رسانی در حین برگزاری جلسات عمومی این است که به افراد فرصت داده می‌شود تا به هم خبر دهند و از هم خبر بگیرند. برای این کار می‌توانید از هر کدام از حاضران جلسه بخواهید ظرف سه تا پنج دقیقه، به کارها و فعالیت‌های انجام شده طی هفته قبل اشاره کرده و آنها را روی کاغذ بیاورند و طی 5 تا 7 دقیقه بعد نیز به برنامه‌ها و اقداماتی که قرار است طی هفته بعد صورت پذیرد، اشاره کنند و در کنار آن، نوشته‌های مربوط به سایر اعضا را نیز بخوانند.
شفاف‌سازی: تصمیمات و مباحث کلیدی را شناسایی کنید (30 دقیقه): در جریان برگزاری جلسات عمومی با کارکنان لازم است که مشخص شود یک یا دو مورد از مهم‌ترین تصمیماتی که یک تیم کاری باید در هفته پیش رو اتخاذ کند و مهم‌ترین مبحث و موضوعی که باید پیگیری کند، کدام است. حال چنانچه تعداد اعضای یک تیم کاری کمتر از بیست نفر باشد، می‌توان پاسخ‌های هر کدام از اعضای تیم به این سوال را در حین برگزاری جلسه، فهرست کرد و در مورد آنها به بحث و تبادل‌نظر پرداخت. اما اگر تعداد اعضای تیم بیش از بیست نفر باشد، باید این اطلاعات را پیش از آغاز جلسه و در قالب پاسخ‌های رسمی و به‌صورت ایمیلی از کارکنان جمع‌آوری کرد و روز برگزاری جلسه چکیده آنها را به بحث و تبادل‌نظر گذاشت.
یکی دیگر از مواردی که مدیران باید در جریان برگزاری جلسات عمومی درمورد آنان شفاف‌سازی کنند، تفویض اختیار صحبت و تصمیم‌گیری در مورد برخی موضوعاتی با اهمیت کمتر یا ثانویه به خود اعضای تیم است که این تفویض اختیار و مسوولیت از مدیر به کارکنان باعث افزایش انگیزه و علاقه افراد به بحث و تبادل‌نظر در مورد موضوعات تفویض شده می‌شود و مباحث مطروحه در این جلسات را از حالت خشکی و رسمی و سلسله مراتبی خارج می‌سازد.
در این حالت هر کدام از مباحث و موضوعات جلسه به یک کمیته متشکل از تعدادی از اعضا واگذار می‌شود تا در مورد آن مبحث و موضوع خاص، بحث و تبادل‌نظر کنند و پس از نتیجه‌گیری در مورد آن، موارد را با سایر اعضای تیم در میان گذاشته و تصمیم‌گیری نهایی را به کلیت تیم واگذار کنند. عضویت هر کدام از اعضا و هر کدام از این کمیته‌ها و انتخاب موضوع مورد بحث، باید کاملا آزاد و بدون محدودیت باشد تا به این ترتیب، حداکثر علاقه‌مندی شرکت‌کنندگان در این مباحث جلب شود و از حضور پیدا کردن و ملزم بودن افراد به شرکت در بحث‌هایی که مورد علاقه آنها یا مبتنی‌بر تخصص و اطلاعات آنها نیست جلوگیری شود.
(ادامه دارد)


نظرات شما

ارسال دیدگاه

Protected by FormShield

ساير مطالب

بهترین کارفرمایان آمریکا کدام شرکت‌ها هستند؟

لایحه حمایت از سهامداران خرد تصویب شد/ اصلاح موادی از قانون تجارت

تجارت جنوب در دوره اول حکومت قاجار

کیف پول بیت‌کوین روی گوشی HTC

مروری بر معروف‌ترین اپلیکیشن‌های پخش آنلاین موسیقی در جهان

سلاخی استارت آپ‌ها در گلوگاه انحصار توسکا و اپراتورها

اجرای الگوی جدید مشاغل خانگی در 9 استان

جزئیات اجرای الگوی جدید کسب و کار/ 32برند ایجاد شده است

هر بیکار شده‌ای تا چندماه می‌تواند مقرری «بیمه بیکاری» دریافت کند؟

چگونه نوجوانتان را کارآفرین کنید؟

3 رویکرد برای آغاز کارآفرینی

مدیریت قوی کسب‌وکارهای متوسط با راهکارهای ERP

اکـــران آی‌فـون 11

چگونه به اهداف‌مان در شبکه‌های اجتماعی برسیم؟

5 توصیه به کارآفرین‌های تازه کار

چگونه با قزل‌آلا میلیاردر شویم؟

رمز و راز خشکبار فروشی موفق

احیای 470بنگاه اقتصادی مشکل‌دار/ جلوگیری از تعدیل101هزار نیروی کار

پرداخت 1500 میلیارد تومان تسهیلات مشاغل خانگی

سه اقدام بانک مرکزی برای حمایت از بنگاه‌های تولیدی/ رفع مشکل چک برگشتی واحدهای تولیدی با ابلاغ آیین نامه جدید

غول‎های دیجیتالی در ایفا 2019

چرا رانندگان تاکسی‌ اینترنتی دوست دارند حرف بزنند؟

فعالیت 380 هزار کسب و کار اینترنتی بدون نماد اعتماد

رشد بنگاه‌های کوچک، بهره‌وری را افزایش می دهد

زنان؛ دست بالا در کار بدون مزد

آغاز نسل رهبران سازمانی منعطف

چگونه وکیل انتخاب کنیم؟

8 طرز فکری که در کارآفرینان باید تغییر کند

ویژگی‌‌های شخصیتی یک تیم اثربخش و قوی چیست؟

3 خصوصیت بارز یک کارآفرین

استارت آپ‌های فعال در زمینه بوم گردی

تغییر الگـوی کاریابی

من یک ایده برای شروع یک کسب و کار دارم، از کجا شروع کنم؟

سرمایه‌گذاری انحصاری اروپا در استارت‌آپ‌ها

9 دردسر مالیاتی تولید

تولید تخم‌مرغ از مصرف پیشی گرفت

سوءاستفاده کارخانجات رب از مصرف‌کنندگان

دولت روحانی نهادساز است

حرکت از وضعیت موجود به وضعیت بهتر

مدیریت جلسات عمومی با کارکنان

چگونگی دستیابی به اهداف کلان بازاریابی

نقشه‌راه ارتقای مهارت

چگونه با کالای ایرانی آشنا شدیم؟

پیش‌شرط افزایش بنگاه‌های کوچک و پیچیدگی رشد آنها

به کودکان مدیریت پول تو جیبی هایشان را آموزش دهید

صفر تا صد راه‌اندازی یک قنادی

چگونه کارآفرین شویم؟

10 رازی که فروشندگان فست فود پنهان می‌کنند

پاسخ‌های استراتژیک به تهدیدهای پیچیده

ماندگاری 13 میلیون شاغل در شغل اصلی کمتر از 10 سال است